Il servizio consente a cittadini, imprese e professionisti di rivolgersi a una figura amministrativa di vertice dell'ente (espressamente individuata nel Segretario Generale della Provincia di Taranto) qualora il funzionario o dirigente titolare di un procedimento non abbia adottato il provvedimento finale entro i termini massimi stabiliti dalla legge o dai regolamenti provinciali. Il titolare del potere sostitutivo, ricevuta l'istanza, provvede a concludere il procedimento direttamente (attraverso le strutture competenti dell'Ente) o mediante la nomina di un commissario ad acta, garantendo la certezza dei tempi dell'azione amministrativa.

Il servizio consente a cittadini, professionisti, imprese ed enti pubblici di presentare istanze, comunicazioni, esposti, ricorsi e documenti formali indirizzati agli uffici, ai settori o agli organi politici della Provincia di Taranto. L'Ufficio Protocollo Generale provvede alla ricezione formale, alla segnatura e registrazione informatica progressiva dei documenti in entrata, certificando legalmente la data e l'ora di ricezione attraverso l'attribuzione di un numero univoco di protocollo, al fine di garantire la certezza giuridica temporale e l'avvio formale dei procedimenti amministrativi dell'ente.